Het ontwerp van jaarrekening dat onlosmakelijk deel uitmaakt van dit besluit, werd, rekening houdende met de geldende reglementeringen terzake, opgemaakt.
De Vlaamse Regering keurde op 30 maart 2018 het besluit over de beleids- en beheerscyclus definitief goed. Dit besluit geeft uitvoering aan de aangepaste regels over de beleids- en beheerscyclus die zijn opgenomen in het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en vertaalt een aantal verbetervoorstellen uit de evaluatie van BBC.
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus met de bijbehorende bijlagen met de schema's en de rekeningstelsels geeft op zijn beurt uitvoering aan het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018.
De vaststelling van de jaarrekening behoort tot de voorbehouden bevoegdheid van de raad (decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 3° en artikel 78, 4°).
Het OCMW-deel van jaarrekening 2022 van gemeente/OCMW Bocholt wordt vastgesteld.
Alvorens een financiële verbintenis aan te gaan die vernoemde drempelwaarde overschrijdt, zou de betrokken dienst een visumaanvraag moeten doen.
Het is in de praktijk zo dat diensten, zeker bij “grotere” dossiers van overheidsopdrachten, reeds in een vroeg stadium met de financiële dienst overleggen. Dit leidt er toe dat eventuele problemen reeds kunnen opgelost worden voordat de officiële visumaanvraag gebeurt. Hierdoor worden “weigeringen van visum” vermeden.
Artikel 266 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto-kasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat. De financieel directeur rapporteert hierover in volle onafhankelijkheid aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle uitoefent. De raad voor maatschappelijk welzijn kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting. In zitting van 27 januari 2022 werd door de raad voor maatschappelijk welzijn beslist deze drempel, in navolging van het besluit van 30 januari 2020, te behouden op € 10.000,00 exclusief BTW.
De raad neemt kennis van de rapportering van de financieel directeur met betrekking tot het gegeven visum voor het jaar 2022 zoals gehecht aan dit besluit.
Het organisatiebeheersingssysteem zelf wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De gemeenteraad keurde het organisatiebeheersingssysteem goed in haar zitting van 25 juni 2015, de raad voor maatschappelijk welzijn in haar zitting van 10 december 2015. Bedoeling is om in 2023-2024 het organisatiebeheersingssysteem te actualiseren en opnieuw vast te stellen.
Daarbij rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het rapport 2022 is gestructureerd op basis van de 10 thema’s die in de leidraad ‘organisatiebeheersing voor lokale besturen’ (uitgegeven door Audit Vlaanderen) zijn uitgewerkt om het geheel van de processen die de basis vormen voor de organisatiebeheersing te beschrijven. Deze leidraad (www.auditvlaanderen.be) wil een instrument zijn dat interne controle op organisatieniveau of organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen omtrent organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen, die ondersteuning kan bieden om een systeem van interne controle/organisatiebeheersing uit te bouwen. Naast een zelfevaluatie-instrument voor lokale besturen is de leidraad ook het auditinstrument voor Audit Vlaanderen.
Alle diensten hebben informatie aangebracht om het verslag zo volledig mogelijk op te maken. Toch zijn in dit verslag vooral de belangrijkste acties opgenomen. Uiteraard werkt de administratie dagelijks aan de verbetering van procedures en processen.
Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau namen op 15 juni 2023 kennis van het rapport.
Artikels 217 en 218 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 definiëren de organisatiebeheersing en het organisatiebeheersingssysteem.
Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt in het eerste lid dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De gemeenteraad keurde het organisatiebeheersingssysteem goed in haar zitting van 25 juni 2015, de raad voor maatschappelijk welzijn in haar zitting van 10 december 2015.
Artikel 219 2de lid van het decreet over het lokaal bestuur, bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De gemeenteraad stelde in zitting van 25 juni 2015 het kader organisatiebeheersing vast, de raad voor maatschappelijk welzijn in zitting van 10 december 2015.
Er wordt kennisgenomen van de 'Rapportering organisatiebeheersing gemeente en OCMW 2022', opgesteld door de algemeen directeur in samenwerking met de administratie en gehecht aan dit besluit.