2023_RMW_00022 - Buitenschoolse kinderopvang: huishoudelijk reglement - Vaststelling

De cijferanalyse geeft weer dat ouders veel aanpassingen doen in het inschrijfsysteem i-Active. De registraties gebeuren zeer onnauwkeurig en afmelden kan tot 17u30 de dag voordien. Doordat het afmeldbeleid zeer flexibel is, schrijven de meeste ouders hun kinderen pas 1-2 dagen voor de gevraagde opvang-dag weer uit. Dit maakt dat de wachtlijsten continu worden bijgewerkt en ouders geen (tijdig) zicht hebben of er plaats is voor hun kind in de opvang of niet. Dit zorgt voor de nodige frustraties en dat terwijl de cijfers weergeven dat het aantal dagen dat er effectief wachtlijsten in de opvang zijn zeer minimaal zijn. 

Ook voor het opmaken van de personeelsplanning heeft dit gevolgen. De planning dient meermaals aangepast te worden aangezien er te laat een overzicht is op het aantal kinderen dat effectief opvang nodig heeft. Het aangepaste huishoudelijk reglement heeft als doelstelling om een zorgvuldigere registratie van de inschrijvingen te bekomen.

Het huishoudelijk reglement bevat volgende aanpassingen: 

Inkorting van bepaalde rubrieken

Er wordt vastgesteld dat het huishoudelijk reglement te lang is en daardoor onvoldoende gelezen wordt. Hierdoor worden bepaalde rubrieken ingekort zoals "missie en visie". De uitgebreide versie van de missie en visie zal gepubliceerd worden op de website. 

Inschrijfprocedure

De inschrijfprocedure voor nieuwe gezinnen kent één aanpassing. Voor nieuwe ouders worden inschrijfmomenten in groep georganiseerd en niet meer voor elk gezin apart. Dit is tijdbesparend waardoor personeelsmiddelen efficiënter ingezet kunnen worden. 

Opzegmodaliteiten

De ouders kunnen steeds de samenwerking met de opvang stopzetten. Hieraan wordt toegevoegd dat bij ernstige overtredingen van de huisregels door de kinderen of wanneer de ouders de bepalingen van het huishoudelijk reglement niet naleven, het vast bureau de opvang vroegtijdig kan beëindigen.

Ook wordt de weigeringsprocedure grondig omschreven:

- Een kind kan geweigerd worden in de opvang als:

• het gedrag of de specifieke zorgbehoeften van een kind de normale werking, de veiligheid, de psychische of fysieke gezondheid van zichzelf en/of de andere kinderen en/of het personeel in het gedrang brengt.
• het huishoudelijk reglement niet nageleefd wordt.
• het in een maand tijd twee keer na sluitingstijd werd afgehaald.

- Volgende procedure wordt hierbij gevolgd: 

• Mondeling via gesprek tussen ouders en een verantwoordelijke
• Schriftelijke verwittiging
• Indien de ouder(s) hieraan geen gevolg geven, zal de opvang beëindigd worden door een aangetekend schrijven waarin de reden en de ingangsdatum van weigering wordt vermeld.
• In het geval van afhalen na sluitingstijd wordt er na de tweede keer een weigering voor een periode van één week ingesteld.

Kinderen met specifieke zorgbehoefte zijn natuurlijk steeds welkom in de opvang op voorwaarde dat de draagkracht van het kind en de draagkracht van het team of de andere kinderen niet overschreden wordt.

Aanpassing van het aan- en afmeldbeleid

Het aan- en afmeldbeleid wordt als volgt aangepast:

• De omschrijving "extra kost" wordt vervangen door  "boete". De omschrijving "extra kost" wordt soms door de ouders geïnterpreteerd als een extra dienstverlening waarvoor ze kunnen betalen. 
• Het aantal jokers wordt van 8 herleid naar 6.
• Het aanmeldbeleid blijft identiek maar afmelden kan niet meer kosteloos tot 17u30  de dag voordien. Er wordt een onderscheid gemaakt voor schooldagen en schoolvakanties/ schoolvrije dagen. 
  • Schooldagen:
    Kosteloos afmelden kan tot woensdag om 17u30 voor de opvangweek die volgt. Zo is er tijdig zicht op het aantal kinderen dat opvang nodig heeft en kan de personeelsplanning tijdig gecommuniceerd worden naar de kinderbegeleiders.
    De bedragen van de boetes voor laattijdig afmelden blijven identiek. Zonder een geldig (en tijdig binnengebracht) attest betalen ouders € 2,50 per kind per dagdeel. Melden ouders hun kinderen niet af of niet voor het gevraagde opvangmoment start, dan betalen ze € 10,00 per kind per dagdeel. 
  • Schoolvrije dagen en schoolvakanties:
    Afmelden kan kosteloos tot woensdag 17u30 twee weken voor aanvang van de vakantie. Voor de zomervakantie zal dit zijn: twee weken voor aanvang van de maand juli en twee weken voor de maand augustus.
    Melden ouders later af, in de twee weken voorafgaand aan de vakantie of minimaal drie dagen voorafgaan aan het gevraagde opvangmoment, betalen ze een boete van € 2,50 per kind per dagdeel. Gebeurt de afmelding minder dan drie dagen voorafgaand aan het gevraagde opvangmoment of melden ouders niet af, dan betalen ze een boete van € 10,00 per kind per dagdeel. Bij het (tijdig) binnenbrengen van een geldig attest, wordt er geen kost aangerekend.
•  Laattijdig afmelden zal vanaf januari mogelijk zijn via het inschrijfsysteem i-Active. Afmelden kan dus online tot de dag voor het gevraagde opvangmoment. Hierdoor creëren we geen extra administratie voor de medewerkers. 

Ouders worden op de hoogte gebracht van het nieuw huishoudelijk reglement en de wijzigingen via de gebruikelijke kanalen. Ze zullen ook aangesproken worden in de opvang met de vraag of ze de wijzigingen hebben gelezen. Op bepaalde momenten wordt een "loketfunctie" in de opvang georganiseerd waar ouders de mogelijkheid hebben om vragen te stellen. Indien nodig wordt er een document opgesteld met de "veelgestelde vragen" en gedeeld met de ouders. 

Het aangepaste huishoudelijk reglement wordt ook bekend gemaakt aan het OCMW en de scholen. 

Artikel 77 derde lid en artikel 78 tweede lid 3° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 die stellen dat de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is om de reglementen vast te stellen.

Artikels 285, 286 en 287 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 inzake de publicatieplicht en artikel 330 inzake de meldingsplicht aan de toezichthoudende overheid.

Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 september 2022 inzake de vaststelling van het huishoudelijk reglement van de buitenschoolse kinderopvang Scooby-Doo.

Kwaliteitsbesluit Buitenschoolse Opvang van 16 mei 2014 en het Ministerieel Besluit van 23 mei 2014 tot uitvoering ervan.

Subsidiebesluit Buitenschoolse Opvang van 16 mei 2014 en het Ministerieel Besluit van 23 mei 2014 tot uitvoering ervan.

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de subsidievoorwaarden voor buitenschoolse gezinsopvang en groepsopvang ‘Subsidiebesluit Buitenschoolse Opvang'.