Het organisatiebeheersingssysteem zelf wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De gemeenteraad keurde het organisatiebeheersingssysteem goed in haar zitting van 25 juni 2015, de raad voor maatschappelijk welzijn in haar zitting van 10 december 2015. Bedoeling is om in 2022-2023 het organisatiebeheersingssysteem te actualiseren en opnieuw vast te stellen.
Daarbij rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het rapport 2021 is gestructureerd op basis van de 10 thema’s die in de leidraad ‘organisatiebeheersing voor lokale besturen’ (uitgegeven door Audit Vlaanderen) zijn uitgewerkt om het geheel van de processen die de basis vormen voor de organisatiebeheersing te beschrijven. Deze leidraad (www.auditvlaanderen.be) wil een instrument zijn dat interne controle op organisatieniveau of organisatiebeheersing concreet maakt. Het is een uitgebreide gids met doelstellingen omtrent organisatiebeheersing, risico’s en beheersmaatregelen, die ondersteuning kan bieden om een systeem van interne controle/organisatiebeheersing uit te bouwen. Naast een zelfevaluatie-instrument voor lokale besturen is de leidraad ook het auditinstrument voor Audit Vlaanderen.
Alle diensten hebben informatie aangebracht om het verslag zo volledig mogelijk op te maken. Toch zijn in dit verslag vooral de belangrijkste acties opgenomen. Uiteraard werkt de administratie dagelijks aan de verbetering van procedures en processen.
Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau namen op 16 juni 2022 kennis van het rapport.
Artikels 217 en 218 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 definiëren de organisatiebeheersing en het organisatiebeheersingssysteem.
Artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt in het eerste lid dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. De gemeenteraad keurde het organisatiebeheersingssysteem goed in haar zitting van 25 juni 2015, de raad voor maatschappelijk welzijn in haar zitting van 10 december 2015.
Artikel 219 2de lid van het decreet over het lokaal bestuur, bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Kennis te nemen van het 'Verslag organisatiebeheersing gemeente en OCMW 2021', opgesteld door de algemeen directeur in samenwerking met de gemeente- en OCMW-administratie en gehecht aan dit besluit.