Gemeente en OCMW van Bocholt kunnen de overstap naar de nieuwe HRM suite maken in 2021, maar uiterlijk op 01 januari 2022. Dit betekent dat er in 2021 een paar maanden een 'dubbele input' is om vanaf 1 januari 2022 volledig operationeel te zijn.
Cipal bezorgde de gemeente op 24 maart 2020 een prijsraming voor de loonverwerking in gemengde service voor zowel gemeente, OCMW en AGB (niet van toepassing wegens geen personeel). Bij de demo werd reeds beslist om, indien men tot een overeenkomst zou komen, de overstap pas op 01 januari 2022 zou plaatsvinden. Na verduidelijking van de offerte en de mogelijkheden van het nieuwe pakket op 19 januari 2021, werd op 26 februari 2021 een detailofferte voor gemeente en OCMW bezorgd.
Informatie en keuze omtrent de verschillende toepassingen en modules:
De gebruiksovereenkomst wordt gesloten voor een initiële duurtijd van minimaal 3 jaar. Zij gaat in op ogenblik van installatie. Bij het verstrijken van de contractperiode zal deze overeenkomst stilzwijgend verlengd worden voor een termijn van telkens 1 jaar. Wanneer een partij geen gebruik wenst te maken van deze verlenging, dient zij dit per aangetekend schrijven te melden aan de andere partij, uiterlijk 90 dagen voor het verstrijken van de lopende termijn.
Alle prijzen worden geïndexeerd in overeenstemming met de evolutie van de index van de wedden in de openbare sector. Een negatieve indexering wordt niet doorgerekend.
Aankoopprocedure:
Deze opdracht werd opgevat als een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Omwille van het totale bedrag is dit een afwijking van de normale procedure. De reden voor deze afwijking kan gevonden worden in art.42, § I , eerste lid, 4°, b van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, dat bepaalt dat bijkomende bestellingen bij verandering van leverancier de aanbestedende overheid buitenmaatse technische moeilijkheden inzake gebruik en onderhoud zou ondervinden. In principe voorziet dit artikel dat de uitzondering tot 3 jaar na gunning kan ingeroepen worden, maar een afwijking van de gestelde termijn van 3 jaar is verantwoord omwille de aard van de opdracht (software toepassingen) en het bedrijfs-kritisch karakter van de onderliggende processen (weddeberekening en -uitbetaling).
Marktbevraging:
Het bestuur heeft er voor gekozen om slechts met één leverancier te onderhandelen. Het bestuur beroept zich daarvoor op artikel 42, § 1, 1°d ii van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, waarbij de mededinging ontbreekt om technische redenen. De periode waarin er verplicht moet overgestapt worden naar een nieuwe loonmotor is heel kort, waardoor de opdracht enkel kan toegewezen worden aan een aanbieder die voldoende inzicht heeft in de huidige werking van het bestuur. Bovendien vraagt een volledige vernieuwing van de HRM software een heel technische implementatie en met een hoog risico op fouten. Om de foutenmarge tot 0 te herleiden voor dit kritische proces, werd gekozen voor één leverancier.
Aankoopcentrale:
Gemeentebestuur Bocholt treedt in deze opdracht op als aankoopcentrale. OCMW Bocholt kan toetreden tot deze opdracht waardoor ze aan dezelfde voorwaarden dan de gemeente Bocholt kan afnemen voor wat betreft de ondersteunende software. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale als bedoeld in artikel 2,7°a van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. Gemeente Bocholt en OCMW Bocholt krijgen afzonderlijke facturen.
Uitvoering:
De personeelsdienst en de dienst ICT worden belast met de uitvoering van dit besluit.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 41 §2 3° inzake de bevoegdheid van de gemeenteraad voor het vaststellen van de beleidsrapporten van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42 §1 1° d ii, artikel 42 §1, 4° b inzake het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 2, 7° a inzake gecentraliseerde aankoopactiviteiten.
De gemeenteraad keurt de aankoop goed van een nieuwe HRM-suite CSLima bij Cipal Schaubroeck NV, Cipalstraat 3 te 2440 Geel, volgens hun offerte van 26 februari 2021 met referentie alva/CS012248 met betrekking tot de loonverwerking in gemengde service, de module E-loonstroken, de rapporteringsmodule WQM en de module Core & Soft HR - Professional, inclusief opleiding.
De bijkomende kredieten voor deze aankoop zullen voorzien worden bij de eerstvolgende wijziging van het meerjarenplan.