Gemeente en OCMW van Bocholt kunnen de overstap naar de nieuwe HRM suite maken in 2021, maar uiterlijk op 01 januari 2022. Dit betekent dat er in 2021 een paar maanden een 'dubbele input' is om vanaf 1 januari 2022 volledig operationeel te zijn.
Cipal bezorgde de gemeente en OCMW op 24 maart 2020 een prijsraming voor de loonverwerking in gemengde service voor zowel gemeente, OCMW en AGB (niet van toepassing wegens geen personeel). Bij de demo werd reeds beslist om, indien men tot een overeenkomst zou komen, de overstap pas op 01 januari 2022 zou plaatsvinden. Na verduidelijking van de offerte en de mogelijkheden van het nieuwe pakket op 19 januari 2021, werd op 26 februari 2021 een detailofferte voor gemeente en OCMW bezorgd.
Informatie en keuze omtrent de verschillende toepassingen en modules:
De gebruiksovereenkomst wordt gesloten voor een initiële duurtijd van minimaal 3 jaar. Zij gaat in op ogenblik van installatie. Bij het verstrijken van de contractperiode zal deze overeenkomst stilzwijgend verlengd worden voor een termijn van telkens 1 jaar. Wanneer een partij geen gebruik wenst te maken van deze verlenging, dient zij dit per aangetekend schrijven te melden aan de andere partij, uiterlijk 90 dagen voor het verstrijken van de lopende termijn.
Alle prijzen worden geïndexeerd in overeenstemming met de evolutie van de index van de wedden in de openbare sector. Een negatieve indexering wordt niet doorgerekend.
Aankoopprocedure:
Deze opdracht werd opgevat als een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Omwille van het totale bedrag is dit een afwijking van de normale procedure. De reden voor deze afwijking kan gevonden worden in art.42, § I , eerste lid, 4°, b van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, die bepaalt dat bijkomende bestellingen bij verandering van leverancier de aanbestedende overheid buitenmaatse technische moeilijkheden inzake gebruik en onderhoud zou ondervinden. In principe voorziet dit artikel dat de uitzondering tot 3 jaar na gunning kan ingeroepen worden, maar een afwijking van de gestelde termijn van 3 jaar is verantwoord omwille de aard van de opdracht (software toepassingen) en het bedrijfs-kritisch karakter van de onderliggende processen (weddeberekening en -uitbetaling).
Marktbevraging:
Het bestuur heeft er voor gekozen om slechts met één leverancier te onderhandelen. Het bestuur beroept zich daarvoor op artikel 42, § 1, 1°d ii van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, waarbij de mededinging ontbreekt om technische redenen. De periode waarin er verplicht moet overgestapt worden naar een nieuwe loonmotor is heel kort, waardoor de opdracht enkel kan toegewezen worden aan een aanbieder die voldoende inzicht heeft in de huidige werking van het bestuur. Bovendien vraagt een volledige vernieuwing van de HRM software een heel technische implementatie en met een hoog risico op fouten. Om de foutenmarge tot 0 te herleiden voor dit kritische proces, werd gekozen voor één leverancier.
Aankoopcentrale:
Gemeentebestuur Bocholt treedt in deze opdracht op als aankoopcentrale. OCMW Bocholt kan toetreden tot deze opdracht waardoor ze aan dezelfde voorwaarden dan de gemeente Bocholt kan afnemen voor wat betreft de ondersteunende software. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale als bedoeld in artikel 2,7°a van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. Gemeente Bocholt en OCMW Bocholt krijgen afzonderlijke facturen en zijn zelf verantwoordelijk voor een tijdige betaling ervan.
Uitvoering:
De personeelsdienst en de dienst ICT worden belast met de uitvoering van dit besluit.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 78 §2 4° inzake bevoegdheid van de raad van maatschappelijk welzijn voor het vaststellen van de beleidsrapporten van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42 §1 1° d ii, artikel 42 §1, 4° b inzake het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking;
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 2, 7° a inzake gecentraliseerde aankoopactiviteiten.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aankoop goed van een nieuwe HRM-suite CSLima bij Cipal Schaubroeck NV, Cipalstraat 3 te 2440 Geel, volgens hun offerte van 26 februari 2021 met referentie alva/CS012248 met betrekking tot de loonverwerking in gemengde service, de module E-loonstroken, de rapporteringsmodule WQM en de module Core & Soft HR - Professional, inclusief opleiding.
De bijkomende kredieten voor deze aankoop worden voorzien bij wijziging van het meerjarenplan.
Een samenwerking met Dyzo vzw levert, naast het team van gespecialiseerde beroepskrachten waar het OCMW beroep op kan doen, nog enkele andere voordelen op:
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 78, 4°, bepaalt dat de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bevoegd is voor het vaststellen van het meerjarenplan en de aanpassingen van het meerjarenplan.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 78, 17°, bepaalt dat de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bevoegd is voor het vaststellen van het toekennen van nominatieve subsidies.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de samenwerkingsovereenkomst, zoals gehecht aan dit besluit, en de daarmee gepaard gaande jaarlijkse werkingstoelage aan DYZO vzw (ondernemingsnummer BE0554 898 792), Willebroekkaai 37 te 1000 Brussel, goed.
De nodige kredieten voor de duurtijd van de overeenkomst zullen voorzien worden middels kredietverschuiving voor het jaar 2021 en voor de volgende jaren via de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
De uitbetaling van deze toelage zal gebeuren door overschrijving op rekening BE96 7360 4918 2805 van DYZO vzw.
De samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten voor onbepaalde duur en treedt in werking op 1 april 2021.
Het Vast bureau wordt belast met de uitvoering van dit besluit.
Naar aanleiding van het overlijden van voormalig schepen Leo Cardinaels wordt de raad voor maatschappelijk welzijn verzocht over te gaan tot aanduiding van een nieuwe afgevaardigde.
Over volgende kandidatuurstelling dient gestemd te worden:
Artikel 78 5° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is voor het oprichten van en het toetreden tot rechtspersonen of het aanwijzen van leden van de rechtspersonen, vermeld in deel 3, titel 4 van het decreet en de besluiten om deel te nemen in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijk vorm.
Voor de resterende duurtijd van de legislatuur 2019-2024 wordt schepen Bert Schelmans, Saffraenbergstraat 2, 3950 Bocholt aangeduid als stemgerechtigde afgevaardigde in de A.V. van vzw Sociaal Verhuurkantoor Noord-Limburg.