Alvorens een financiële verbintenis aan te gaan die vernoemde drempelwaarden overschrijdt, zou de betrokken dienst een visumaanvraag moeten doen.
Het is in de praktijk zo dat diensten, zeker bij “grotere” dossiers van overheidsopdrachten, reeds in een vroeg stadium met de financiële dienst overleggen. Dit leidt er toe dat eventuele problemen reeds kunnen opgelost worden voordat de officiële visumaanvraag gebeurt. Hierdoor worden “weigeringen van visum” vermeden.
In de praktijk wordt vastgesteld dat het niet eenvoudig is achteraf de dossiers waarop visum werd gegeven vlot op te lijsten. Spijtig genoeg is hier nog veel manuele interventie en opzoekingswerk nodig.
Artikel 266 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto-kasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat. De financieel directeur rapporteert hierover in volle onafhankelijkheid aan de gemeenteraad.
De gemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting. In het eerste deel van 2019 was de beslissing van de gemeenteraad dd. 24 april 2014 van toepassing waarbij werden vrijgesteld van visumverplichting alle verrichtingen met betrekking tot het dagelijks bestuur in het exploitatie – en het investeringsbudget, waarvan het bedrag niet hoger was dan € 5.500,00 exclusief BTW. In zitting van 26 september 2019 besliste de gemeenteraad deze drempel op te trekken naar € 10.000,00 exclusief BTW.
De raad neemt kennis van de rapportering van de financieel directeur met betrekking tot het gegeven visum voor het jaar 2019.